智能表格内容权限使用指引

在智能表格中，可以按工作表、记录、字段来设置「全员权限」，防止内容被误改或泄露。当你需要为成员分配不同权限时，可以选择「指定成员」来添加额外权限，实现灵活的权限管理。

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一、内容权限可以用来做什么？

内容权限可以用在信息填报、项目管理、门店巡检等场景，例如：

• 信息填报时，设置字段权限，成员只能首次填入内容，不可再次修改。

• 项目管理时，设置只允许编辑自己是负责人的记录行，避免成员之间修改彼此数据。

• 门店巡检时，可以设置全员只可提交和查看自己的记录，再为店长、负责人添加额外的查看权限，实现多级的权限控制。

二、快速设置工作表权限

在底部工作表栏中，右键点击工作表，在「菜单 > 设置工作表权限 > 设置全员权限」中，选择可编辑、仅浏览等权限， 即可修改全员对当前工作表的权限。

三、什么是全员权限？

全员权限是指所有可编辑、仅浏览成员都有的最小权限。

• 文档仅浏览成员编辑内容前需申请文档编辑权限。

• 文档管理员拥有全部内容的权限，并且可以修改内容权限设置。

• 为指定成员添加额外权限后，成员也还可用全员权限；当一份内容被设置了多个权限时，会按较高的权限生效。

四、设置字段（列）的权限

右键点击字段名称，在「菜单 > 按此列设置权限 > 设置全员权限」中，即可选择当前字段的权限。可设置以下权限：

• 可编辑：能编辑字段的内容，但不可修改字段名、字段类型、选项等信息。

• 可首次填入：当前工作表添加记录将变为表单形式，需逐条添加，添加后不可再次修改该字段。

• 可查看：只可查看字段，不可编辑。

• 无权限：无法查看字段和内容，且成员无法在其他功能中使用此字段，例如分组、筛选等。

五、设置仅可编辑包含自己的记录

右键点击「人员」、「创建人」列的字段名称，在「菜单 > 按此列设置权限」中，可设置为「可编辑包含自己的记录」。设置后，成员只有在字段包含查看者本人时，才有编辑权限。

六、如何让指定成员获得比全员更多的权限？

在上述菜单中，点击「为指定成员添加额外权限」，选择成员并输入备注名称后，可按工作表来添加额外权限。为指定成员添加额外权限后，成员也仍可获得全员权限；当一份内容被设置的多个权限时，会按较高的权限生效。

七、编辑更丰富的能力

可查看和修改完整设置使用工具栏中的内容权限功能，可以点击设置每个工作表的内容权限。内容权限分为「工作表」、「记录」、「字段」三个类型：

• 工作表：管控工作表所有内容的权限。

• 记录(行)：管控用户可以修改的记录范围，可限制成员仅可编辑部分记录、也可限制成员添加、删除记录的能力。

• 字段(列)：管控成员查看记录中的哪些字段，可以按照字段分别设置不同的权限。

八、首次设置权限后，哪些功能只有管理员可用？

内容权限开启后，为了保护内容数据安全，会限制除管理员以外的文档成员使用部分功能，防止数据泄露。以下功能将更改为仅管理员可用：

• 设置自动化流程

• 还原表格到历史版本

• 添加、删除工作表

• 修改工作表名称与排序

• 隐藏工作表

九、设置内容权限后会在哪些功能中生效？

开启内容权限后，以下功能会需要对应的内容权限。

十、常见问题

Q1：谁能修改内容权限？
A1：只有文档管理员、超级管理员可以修改内容权限设置，其他成员只能查看与自己相关的权限设置。

Q2：成员权限和内容权限的权限是什么关系？
A2：成员对内容的权限不高于在文档成员中显示的成员权限，也就是文档仅浏览成员不能编辑内容。

Q3：指定成员额外权限可以设置多少组？
A3：最多 20 组。

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